Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Sekretariatschef
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en erfaren og handlekraftig Sekretariatschef, der kan stå i spidsen for sekretariatets daglige drift og samtidig sikre høj kvalitet i den administrative, organisatoriske og strategiske understøttelse af ledelsen og organisationen. Stillingen er central for sammenhængskraften i organisationen og kræver en person, der kan balancere operationel eksekvering med langsigtet udvikling, governance, interessenthåndtering og effektiv ressourceanvendelse. Som Sekretariatschef får du ansvaret for at lede sekretariatets medarbejdere, udvikle arbejdsgange, sikre fremdrift i tværgående initiativer og understøtte beslutningsprocesser på højt niveau.
Du vil fungere som en betroet sparringspartner for direktion, bestyrelse eller øvrig topledelse og have en nøglerolle i planlægning, koordinering og opfølgning på møder, beslutninger, politikker og strategiske projekter. Rollen indebærer ofte kontakt med både interne og eksterne interessenter, herunder myndigheder, samarbejdspartnere, medlemmer, borgere eller leverandører, afhængigt af organisationens karakter. Derfor er det afgørende, at du kommunikerer klart, professionelt og diplomatisk, og at du kan skabe struktur i komplekse processer.
Som leder forventes du at skabe et velfungerende sekretariat med tydelige prioriteringer, høj servicekvalitet og stærk leveranceevne. Du skal kunne analysere organisatoriske behov, omsætte strategi til konkrete administrative løsninger og sikre, at sekretariatets funktioner understøtter organisationens mål effektivt. Det kan omfatte ansvar for kalender- og mødestyring på højt niveau, udarbejdelse af beslutningsoplæg, koordinering af høringssvar, kvalitetssikring af materiale, journalisering, compliance-relaterede processer og opfølgning på tværgående indsatser.
Vi lægger vægt på, at du har stærke ledelseskompetencer og erfaring med at drive forandringer i en kompleks organisation. Du trives i en rolle med mange kontaktflader og skiftende prioriteter, og du formår at bevare overblik, retning og kvalitet under tidspres. Du arbejder struktureret, er analytisk stærk og har en naturlig sans for fortrolighed, politisk tæft og organisatorisk forståelse. Samtidig er du en motiverende leder, der kan udvikle medarbejdere, fremme samarbejde og skabe en kultur præget af ansvarlighed, professionalisme og løsningsorientering.
Stillingen passer til dig, der ønsker at kombinere ledelse, administration, strategi og koordinering i en funktion med stor betydning for organisationens samlede effektivitet. Du får mulighed for at præge processer, styrke governance og bidrage direkte til, at ledelsen har det bedst mulige beslutningsgrundlag. Hvis du motiveres af ansvar, kompleksitet og samarbejde på tværs af fagområder, kan dette være den rette mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Lede og udvikle sekretariatets daglige drift og medarbejdere
- Understøtte direktion, bestyrelse eller ledelse med administrativ og strategisk koordinering
- Planlægge, forberede og følge op på møder, dagsordener og beslutningsreferater
- Sikre kvalitet i beslutningsoplæg, notater, præsentationer og øvrigt ledelsesmateriale
- Koordinere tværgående projekter, processer og organisatoriske initiativer
- Udvikle og optimere arbejdsgange, governance og administrative procedurer
- Håndtere interessentkontakt med høj professionalisme og fortrolighed
- Følge op på deadlines, prioriteringer og implementering af ledelsesbeslutninger
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant videregående uddannelse inden for administration, samfundsvidenskab, ledelse eller lignende
- Dokumenteret erfaring fra en ledende rolle i sekretariat, administration eller offentlig/privat organisation
- Stærke ledelseskompetencer og erfaring med personaleansvar
- Erfaring med strategisk koordinering og understøttelse af topledelse
- Fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Høj organisatorisk forståelse og evne til at navigere i komplekse interessentmiljøer
- Struktureret arbejdsform og stærk evne til at prioritere under tidspres
- Erfaring med procesoptimering, governance eller administrative styringsværktøjer
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med at lede et sekretariat eller en administrativ funktion?
- Hvordan har du tidligere understøttet direktion, bestyrelse eller anden topledelse?
- Kan du beskrive en situation, hvor du forbedrede en central administrativ proces?
- Hvordan arbejder du med prioritering, når flere vigtige opgaver opstår samtidig?
- Hvilke ledelsesprincipper anvender du i udviklingen af medarbejdere og teams?
- Hvordan sikrer du kvalitet og fortrolighed i følsomme sager og beslutningsmateriale?
